PROBLEM SOLVING
SUATU PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN MANAJEMEN ORGANISASI
Disampaikan oleh
MUSRIADI MUSANIF
Pada
Kegiatan Pengkaderan Darul Arqam Dasar (DAD)
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (Cabang)
Kota Padang Panjang
Kauman, 6 Juni 2007
A. PENDAHULUAN
KEGIATAN kepemimpinan (manajemen) organisasi nirlaba, sedikit berbeda dengan kegiatan kepemimpinan dalam organisasi bisnis. Akan tetapi, dalam berbagai hal, terdapat persamaan-persamaan, terutama me-nyangkut norma-norma umum yang berlaku di hampir semua bentuk organisasi. Organisasi adalah sekumpulan orang yang terdiri dari dua, tiga atau lebih, yang mempunyai tujuan yang sama serta diatur dengan suatu aturan yang disepakati untuk ditaati bersama. Setiap anggota sebuah orga-nisasi, biasanya memiliki ikatan batin dengan sesama mereka.
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, kegiatan manajemen organi-sasi itu, biasanya diawali dengan langkah perencanaan (planning), pengor-ganisasian (organizing), pelaksanaan kegiatan (actuiting) dan pengawasan kegiatan (controlling). Ada juga orang yang melengkapinya dengan unsur evaluasi (evaluating).
Persoalan utama yang dihadapi oleh seorang pemimpin dalam melaksa-nakan kegiatan-kegiatan adalah bagaimana merumuskan sebuah perenca-naan secara tepat dan benar. Perencanaan yang matang akan mampu meng-gambarkan secara detail tentang segala persoalan yang dihadapi organisasi serta rumus-rumus tepat untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan (planning) adalah kunci utama.
Untuk bisa merumuskan sebuah perencanaan yang mantap, seorang pimpinan dituntut untuk menganalisa situasi organisasi yang dipimpinnya secara menyuluruh, baik dari aspek internal maupun eksternal. Dalam menganalisas situasi organisasi, pada umumnya pimpinan akan menemukan beragam permasalahan yang bisa mengganggu jalannya organisasi dalam mencapai tujuannya.
Di sinilah, keterampilan problem solving dituntut untuk berperan. Problem solving sebagai bagian penting di dalam manajemen, sesungguhnya adalah sebuah keterampilan berbentuk soft skill (keterampilan lunak) yang pada umumnya bisa didapat dari ‘jam terbang’ seseorang dalam memimpin, ditambah dengan kematangan pemahamannya tentang ilmu-ilmu manaje-men yang terintegrasi dengan hard skill (keterampilan keras).
Kalau demikian keadaannya, tentu kita perlu bertanya dulu, apakah yang dimaksud dengan problem solving itu? Bagaimana cara melakukannya? Apa pula tindak lanjutnya?
B. PENGERTIAN
Secara bahasa, problem dan solving berasal dari bahasa Inggris. Problem artinya masalah, sementara solving (kata dasarnya to solve) bermakna pemecahan. Dengan demikian, problem solving dapat kita artikan dengan ‘pemecahan masalah.’ Problem Solving adalah suatu ilmu dalam manajemen organisasi yang dipergunakan oleh para pemimpin dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya.
Yang jadi persoalan utama di sini bukanlah bagaimana teori memecah-kan masalah itu sendiri. Akan tetapi, adalah memahami apa sih sesungguh-nya yang dinamakan dengan problem (masalah). What’s the problem? Secara sederhana dapat kita pahami, masalah adalah jarak yang memben-tang antara keadaan sekarang dengan tujuan yang hendak dicapai.
Semakin jauh jarak antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai’, itu artinya semakin banyak pula permasalahan yang sedang dihadapi. Misalnya, IMM bertujuan untuk membentuk akademisi muslim yang berakhlak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah. Cobalah Anda amati, bagaimana kondisi akademisi muslim saat ini. Apakah mereka sudah berakhlak mulia? Kalau sudah, seberapa persenkah yang berakhlak mulia itu? Apa standar yang dipakai untuk menentukan seseorang berakhlak mulia atau tidak?
Bila ‘keadaan sekarang’ yang kita lihat adalah banyaknya mahasiswa-mahasiswa beragama Islam (muslim) yang bermoral bejat, punya pergaulan bebas, mengabaikan norma-norma sopan santun, tidak menjadikan Islam sebagai acuan utama pergaulan, suka berkata-kata kotor, tidak peduli dengan penderitaan masyarakat, maka itu artinya, IMM masih jauh dari tujuannya. Berarti ada masalah, ada jurang pemisah antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai.’
Dalam kondisi demikianlah, seorang pemimpin organisasi (dalam hal ini adalah pimpinan IMM, akan menerapkan teknik-teknik jitu problem solving, sehingga jurang pemisah itu bisa dihilangkan, atau setidak-tidaknya semakin diperkecil.
Dalam memecahkan masalah (to solve the problem), seorang pimpinan yang bijaksana, biasanya akan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
Memahami masalah dan menentukan tujuan
Mengumpulkan informasi yang relevan
Mengidentifikasi alternatif-alternatif solusi yang layak dan membuat estimaasi yang realistis
Merumuskan kegiatan-kegiatan yang akan ditempuh dalam menyelesai-kan masalah
Mengevaluasi setiap alternatif dengan menggunakan analisis sensitivitas untuk meningkatkan akurasi
Memilih alternatif terbaik
Mengimplementasikan solusi dan memonitor hasilnya.
Dalam mendefinisikan masalah, pimpinan suatu organisasi bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
C. PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang oleh pimpinan diyakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masa-lah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan ke-adaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.
Selanjutnya seorang pimpinan harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan pimpinan tidak mengambil tindakan. Jika kedua kea-daan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus di-pecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diper-lukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik internal maupun ekster-nal lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurang-nya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen ling-kungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namur gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
a. STRUKTUR MASALAH
Kalau dilihat dari sisi strukturnya, masalah terdiri dari masalah terstruktur, tak terstruktur dan semi-terstruktur.
w Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antarelemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
w Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memi-liki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya.
w Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian ele-men-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
b. PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah status kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dike-nal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemeca-han masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipaha-mi, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
c. TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh pimpinan yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi/pemecahan.
w Usaha persiapan, mempersiapkan pimpinan untuk memecahkan masa-lah dengan menyediakan orientasi sistem. Tiga langkah persiapan ti-dak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang organisasi sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem organisasi
w Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecah-kan dan kemudian memahaminya. Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
w Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, mene-rapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Usaha pemecahan meliputi pertim-bangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
Para pemimpin suatu organisasi umumnya memiliki gaya pemeca-han masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan meng-gunakan informasi.
♦ Merasakan masalah
Pimpinan dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles), yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
wPenghindar masalah (problem avoider)
Pemimpin kelompok ini mengambil sikap positif dan menganggap bah-wa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masa-lah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang pe-rencanaan.
wPemecah masalah (problem solver)
Pemimpin jenis ini tidak mencari masalah, tetapi juga tidak menghin-darinya. Jika timbal statu masalah, maka masalahnya akan diselesai-kan.
wPencari masalah (problem seeker)
Pemimpin jenis ini biasanya dapat menikmati pemecahan masalah dan selalu mencarinya.
D. TEKNIK MEMBUAT PROPOSAL
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, setiap alternatif terbaik yang dianggap paling relevan dalam memecahkan permasalahan organisasi, dirumuskan dalam bentuk program kerja yang terstruktur dengan rapi, se-suai dengan kebutuhan organisasi. Setiap item kegiatan yang terangkum dalam program kerja itu, mestilah dirumuskan dalam bentuk proposal kegiatan.
Prinsip utama dalam membuat proposal adalah ‘Kerjakanlah sebaik yang dapat Anda lakukan. Jangan memulai suatu kegiatan hanya dengan alasan pengumpulan dana, sebab hal demikian bisa membuat Anda gagal dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Untuk itu, ingatlah selalu bahwa Anda dan rekan-rekan sebagai pemimpin haruslah dapat merumuskan proposal yang masuk akal.
Secara umum, proposal kegiatan bagi organisasi non pemerintah dan nirlaba, memang erat kaitannya dengan cara mengumpulkan dana. Proposal yang akurat akan mampu meyakinkan donatur bahwa terdapat masalah yang dapat diselesaikan, dan bahwa organisasi Anda dapat membantuk memecahkan masalah tersebut dengan cara yang efektif dan biaya yang efesien. Lewat proposal itulah Anda dapat meyakinkan para pendana (funding), bahwa organisasi Andalah yang paling tepat untuk melakukan kegiatan yang Anda tawarkan tersebut.
1. Merancang Kegiatan
Sebelum suatu pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan penyu-sunan proposal, rencana kegiatan Anda haruslah terancang dengan baik, sehingga logika untuk membiayai Anda akan sangat jelas dan meyakinkan.
Ada beberapa pertanyaan yang harus diajukan selama proses ini. Perta-nyaan-pertanyaan itu terangkum dalam Daftar Pertanyaan A-X berikut ini:
a. Apakah masalah Anda?
b. Apa yang terpengaruh dengan masalah tersebut?
c. Siapa saja tepatnya yang termasuk dalam kelompok sasaran dan siapa yang bukan?
d. Bagaimana masalah mempengaruhi kelompok sasaran?
e. Siapa saja orang lain yang telah bekerja mengatasi masalah itu?
f. Apakah solusi yang memungkinkan bagi masalah tersebut?
g. Apakah solusi yang memungkinkan bagi masalah tersebut?
h. Tindakan apa yang akan diperlukan, mengapa dan oleh siapa?
i. Apakah Anda adalah kelompok/organisasi yang tepat untuk menga-tasi masalah ini?
j. Mengapa?
k. Apakah tujuan Anda, apa yang ingin Anda capai?
l. Siapa yang akan bertanggungjawab dan untuk apa?
m. Apa sesungguhnya yang Anda inginkan untuk kegiatan ini?
n. Mengapa Anda memilih cara ini untuk mencapai tujuan Anda?
o. Bagaiamana jadwalnya?
p. Mengapa Anda melakukannya sekarang dan bukan nanti?
q. Siapa yang bertanggungjawab secara teknis terhadap kegiatan ini?
r. Apakah ia berpengalaman?
t. Kapan Anda akan mendapatkan hasilnya dan bagaimana cara mem-presentasikannya?
u. Bagaimabna Anda akan menunjukkan hasil tersebut pada funding Anda?
v. Bagaimana cara mengukur atau menilai hasil Anda?
w. Apa yang akan Anda lakukan dengan hasil yang Anda capai?
x. Bagaimana tindak lanjut Anda terhadap pengembangan kegiatan ini?
2. Konsep Paper
Setelah pertanyaan-pertanyaan AX diajukan dan terjawab, lang-kah berikutnya adalah menuliskan konsep paper atau deskripsi singkat tentang kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan jawaba-jawaban pertanyaan AX. Konsep ini bukanlah bagian penting dalam pengum-pulan dana, namun punya banyak keuntungan, di antaranya:
a. Memberikan peluang untuk menuliskan ide Anda dengan cara yang logis, untuk mengatur pemikiran Anda dan mengukur kepentingan kegiatan.
b. Anda dapat menunjukan konsep paper itu pada mitra Anda dan kelompok sasaran Anda. Konsep tersebut adalah hasil dari rapat dan konsultasi Anda. Jika orang lain mempunyai perhatian atau ide lain, mereka dapat memberi masukan bagi Anda sebelum bekerja dengan proposal.
c. Konsep ini dapat dikirimkan kepada donatur (funding) untuk menarik perhatian –dan kalau memungkinan pendanaan—dari mereka. Jika konsep Anda menggambarkan ide-ide yang membuat donatur tertarik, Anda telah membuat suatu hubungan yang baik sebelum proposal Anda ditulis. Donatur mungkin juga punya ide untuk beberapa perubahan.
3. Menulis Proposal
Tidak ada rumus yang tepat untuk menulis proposal. Akan tetapi ada pedoman dasar yang bisa diikuti, yakni :
Apakah organisasi Anda telah mempunyai kegiatan yang sama?
Sudahkah Anda tanyakan pendanaan untuk kegiatan ini?
Sebelum mulai menuliskan proposal, Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa kegiatan itu sejalan dengan misi organisasi Anda dan bahwa Anda memiliki keahlian dan kapasitas untuk melaksanakan kegiatan seperti yang telah Anda nyatakan dalam konsep. Proposal Anda tidak akan pernah didanai jika kegiatan Anda tidak sesuai dengan kapasitas organisasi Anda.
Langkah-langkah berikut perlu Anda cermati ketika Anda mulai menuliskan proposal kegiatan:
a. Tentukan sektor garapan Anda, lalu telitilah kegiatan dan organisasi atau perorangan yang Anda mintai dukungan.
b. Proposal Anda harus menampilkan gagasan, penjelasan logis yang akan meyakinkan donatur bahwa kegiatan Anda itu harus diberikan dana.
c. Hal-hal teknis yang perlu jadi perhatian adalah:
q Proposal Anda perlu memiliki struktur dan logika yang jelas
q Tuliskan dengan jelas apa yang akan Anda lakukan, jangan gunakan kata ‘mungkin’ dan ‘sebaiknya’ terlalu sering. Gunakan pernyataan waktu sekarang dengan kata-kata seperti ‘harus’ dan ‘akan’.
q Pusatkan pada tugas Anda, jangan pindah ke isu-isu lain yang juga akan Anda kerjakan.
q Kirimkan proposal Anda hanya jika Anda telah pasti bahwa Anda telah memenuhi kriteria donatur.
Proposal Anda sebaiknya mencantumkan:
q Assesmen (analisa dan studi kelayakan)
Dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah dengan melihat data statistik, melihat fenomena dalam masyarakat, diskusi dengan pihak-pihak terkait, berdiskusi langsung dengan penerima manfaat, atau metode-metode lainnya yang dapat membantu kita memahami target layanan ataupun gambaran umum tentang tujuan proyek kita.
q Perencanaan Kegiatan
Setelah mendapatkan segala data/informasi yang kita butuhkan, maka kita mulai merancang proyek ini sehingga dapat tujuan akhir dapat dilaksanakan. Dengan assesmen yang baik maka perencanaan yang kita miliki akan semakin matang karena kita juga telah memahami berbagai macam aspek yang mungkin terjadi dalam proyek pelaksaan proyek tersebut. Perencanaan kegiatan ini meliputi kegiatan dari fase awal–menjalin kedekatan hingga fase akhir – mengakhiri kegiatan dengan target person.
q Perkiraan Biaya
Tanpa adanya biaya yang memadai maka akan sulit suatu program terlaksana dengan baik untuk itu perkiraan biaya ini sangat penting untuk juga dipikirkan secara realistis. Namun harus diingat bahwa memadai tidak berarti dana harus berlebih karena dana yang berlebih tanpa mampu kita kelola dengan baik dalam proyek ini juga akan menunjukkan kegagalan kita dalam menjalankan proyek.
q Perencanaan SDM
Seringkali orang melupakan pentingnya SDM dalam pengelolaan proyek, banyak orang berpikir “yang penting ada proyek dulu baru kita cari SDMnya”. Pikiran-pikiran seperti itu dapat membuat kendala dikemudian hari, misalnya saja ternyata kita tidak berhasil mendapatkan orang yang sanggup menjalankan proyek yang kita rancang padahal waktu yang tersedia hanya 3 bulan, lalu bila demikian bagaimana kita bisa mengatakan proyek kita telah berjalan dengan baik?
q Waktu
Adanya batas waktu sangat diperlukan dalam sebuah proyek, tanpa adanya batas waktu akan sulit bagi kita untuk mengukur kemajuan atau keberhasilan proyek kita. Waktu juga berguna untuk memacu kita agar bekerja lebih terstruktur dan terkontrol.
q Pelaksanaan Proyek
Dilakukan sesuai dengan rencana yang telah kita susun sebelumnya dengan selalu berperhatikan juga kaitan antara perencanaan kegiatan, biaya, waktu, dan SDM (berkaitan dengan performa SDM dalam menjalankan kegiatan yang direncanakan).
q Pengawasan (Monitoring)
Walaupun kita telah memiliki perencanaan yang baik, sangatlah penting untuk tetap melakukan pengawasan secara terhadap proyek yang sedang kita laksanakan. Pengawasan ini penting untuk membantu kita mengontrol diantaranya: apakah kegiatan masih berjalan sesuai dengan rencana, apakah kegiatan tetap tepat sasaran, apakah biaya yang tersedia telah terserap sesuai dengan rencana, apakah waktu yang tersedia memang mencukupi ataukah program perlu diperpanjang. Pengawasan ini sangat berpengaruh terhadap keberhasilan proyek, terlebih bagi kita yang terbiasa bekerja dengan komunitas dimana kebutuhan akan sangat mungkin sering berubah, dalam kondisi seperti itu tanpa pengawasan yang baik maka hal yang akan mungkin terjadi adalah kegiatan yang kita lakukan menjadi tidak tepat sasaran atau perencanaan yang telah kita buat menjadi berantakan karena kita hanya melihat kepentingan komunitas namun tidak melakukan penyelarasan antara kebutuhan komunitas dengan rencana serta kapasitas organisasi.
Demikianlah sajian sederhana ini disampaikan, semoga para kader IMM yang mengikuti pelatihan kali ini, bisa menjadi pimpinan organisasi yang handal, mampu menyelesaikan permasalahan organisasi serta merumuskannya dalam proposal-proposal kegiatan yang memungkinkan organisasi ini bisa mencapai tujuannya.
Padang, 6 Juni 2007
MUSRIADI MUSANIF
Phone 0813 63 119119
Email edy_musanif@yahoo.com.sg
Website http://musriadi.multiply.com
Mantan Ketua Umum Pimpinan Cabang IMM Kota Padang Panjang (1991/1993)
Mantan Ketua DPD IMM Provinsi Sumatra (1993/1995)
Kepala Desk Khusus/Wartawan Harian Umum Singgalang, Padang
SUATU PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN MANAJEMEN ORGANISASI
Disampaikan oleh
MUSRIADI MUSANIF
Pada
Kegiatan Pengkaderan Darul Arqam Dasar (DAD)
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (Cabang)
Kota Padang Panjang
Kauman, 6 Juni 2007
A. PENDAHULUAN
KEGIATAN kepemimpinan (manajemen) organisasi nirlaba, sedikit berbeda dengan kegiatan kepemimpinan dalam organisasi bisnis. Akan tetapi, dalam berbagai hal, terdapat persamaan-persamaan, terutama me-nyangkut norma-norma umum yang berlaku di hampir semua bentuk organisasi. Organisasi adalah sekumpulan orang yang terdiri dari dua, tiga atau lebih, yang mempunyai tujuan yang sama serta diatur dengan suatu aturan yang disepakati untuk ditaati bersama. Setiap anggota sebuah orga-nisasi, biasanya memiliki ikatan batin dengan sesama mereka.
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, kegiatan manajemen organi-sasi itu, biasanya diawali dengan langkah perencanaan (planning), pengor-ganisasian (organizing), pelaksanaan kegiatan (actuiting) dan pengawasan kegiatan (controlling). Ada juga orang yang melengkapinya dengan unsur evaluasi (evaluating).
Persoalan utama yang dihadapi oleh seorang pemimpin dalam melaksa-nakan kegiatan-kegiatan adalah bagaimana merumuskan sebuah perenca-naan secara tepat dan benar. Perencanaan yang matang akan mampu meng-gambarkan secara detail tentang segala persoalan yang dihadapi organisasi serta rumus-rumus tepat untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan (planning) adalah kunci utama.
Untuk bisa merumuskan sebuah perencanaan yang mantap, seorang pimpinan dituntut untuk menganalisa situasi organisasi yang dipimpinnya secara menyuluruh, baik dari aspek internal maupun eksternal. Dalam menganalisas situasi organisasi, pada umumnya pimpinan akan menemukan beragam permasalahan yang bisa mengganggu jalannya organisasi dalam mencapai tujuannya.
Di sinilah, keterampilan problem solving dituntut untuk berperan. Problem solving sebagai bagian penting di dalam manajemen, sesungguhnya adalah sebuah keterampilan berbentuk soft skill (keterampilan lunak) yang pada umumnya bisa didapat dari ‘jam terbang’ seseorang dalam memimpin, ditambah dengan kematangan pemahamannya tentang ilmu-ilmu manaje-men yang terintegrasi dengan hard skill (keterampilan keras).
Kalau demikian keadaannya, tentu kita perlu bertanya dulu, apakah yang dimaksud dengan problem solving itu? Bagaimana cara melakukannya? Apa pula tindak lanjutnya?
B. PENGERTIAN
Secara bahasa, problem dan solving berasal dari bahasa Inggris. Problem artinya masalah, sementara solving (kata dasarnya to solve) bermakna pemecahan. Dengan demikian, problem solving dapat kita artikan dengan ‘pemecahan masalah.’ Problem Solving adalah suatu ilmu dalam manajemen organisasi yang dipergunakan oleh para pemimpin dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya.
Yang jadi persoalan utama di sini bukanlah bagaimana teori memecah-kan masalah itu sendiri. Akan tetapi, adalah memahami apa sih sesungguh-nya yang dinamakan dengan problem (masalah). What’s the problem? Secara sederhana dapat kita pahami, masalah adalah jarak yang memben-tang antara keadaan sekarang dengan tujuan yang hendak dicapai.
Semakin jauh jarak antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai’, itu artinya semakin banyak pula permasalahan yang sedang dihadapi. Misalnya, IMM bertujuan untuk membentuk akademisi muslim yang berakhlak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah. Cobalah Anda amati, bagaimana kondisi akademisi muslim saat ini. Apakah mereka sudah berakhlak mulia? Kalau sudah, seberapa persenkah yang berakhlak mulia itu? Apa standar yang dipakai untuk menentukan seseorang berakhlak mulia atau tidak?
Bila ‘keadaan sekarang’ yang kita lihat adalah banyaknya mahasiswa-mahasiswa beragama Islam (muslim) yang bermoral bejat, punya pergaulan bebas, mengabaikan norma-norma sopan santun, tidak menjadikan Islam sebagai acuan utama pergaulan, suka berkata-kata kotor, tidak peduli dengan penderitaan masyarakat, maka itu artinya, IMM masih jauh dari tujuannya. Berarti ada masalah, ada jurang pemisah antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai.’
Dalam kondisi demikianlah, seorang pemimpin organisasi (dalam hal ini adalah pimpinan IMM, akan menerapkan teknik-teknik jitu problem solving, sehingga jurang pemisah itu bisa dihilangkan, atau setidak-tidaknya semakin diperkecil.
Dalam memecahkan masalah (to solve the problem), seorang pimpinan yang bijaksana, biasanya akan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
Memahami masalah dan menentukan tujuan
Mengumpulkan informasi yang relevan
Mengidentifikasi alternatif-alternatif solusi yang layak dan membuat estimaasi yang realistis
Merumuskan kegiatan-kegiatan yang akan ditempuh dalam menyelesai-kan masalah
Mengevaluasi setiap alternatif dengan menggunakan analisis sensitivitas untuk meningkatkan akurasi
Memilih alternatif terbaik
Mengimplementasikan solusi dan memonitor hasilnya.
Dalam mendefinisikan masalah, pimpinan suatu organisasi bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
C. PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang oleh pimpinan diyakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masa-lah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan ke-adaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.
Selanjutnya seorang pimpinan harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan pimpinan tidak mengambil tindakan. Jika kedua kea-daan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus di-pecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diper-lukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik internal maupun ekster-nal lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurang-nya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen ling-kungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namur gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
a. STRUKTUR MASALAH
Kalau dilihat dari sisi strukturnya, masalah terdiri dari masalah terstruktur, tak terstruktur dan semi-terstruktur.
w Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antarelemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
w Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memi-liki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya.
w Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian ele-men-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
b. PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah status kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dike-nal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemeca-han masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipaha-mi, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
c. TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh pimpinan yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi/pemecahan.
w Usaha persiapan, mempersiapkan pimpinan untuk memecahkan masa-lah dengan menyediakan orientasi sistem. Tiga langkah persiapan ti-dak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang organisasi sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem organisasi
w Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecah-kan dan kemudian memahaminya. Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
w Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, mene-rapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Usaha pemecahan meliputi pertim-bangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
Para pemimpin suatu organisasi umumnya memiliki gaya pemeca-han masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan meng-gunakan informasi.
♦ Merasakan masalah
Pimpinan dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles), yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
wPenghindar masalah (problem avoider)
Pemimpin kelompok ini mengambil sikap positif dan menganggap bah-wa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masa-lah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang pe-rencanaan.
wPemecah masalah (problem solver)
Pemimpin jenis ini tidak mencari masalah, tetapi juga tidak menghin-darinya. Jika timbal statu masalah, maka masalahnya akan diselesai-kan.
wPencari masalah (problem seeker)
Pemimpin jenis ini biasanya dapat menikmati pemecahan masalah dan selalu mencarinya.
D. TEKNIK MEMBUAT PROPOSAL
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, setiap alternatif terbaik yang dianggap paling relevan dalam memecahkan permasalahan organisasi, dirumuskan dalam bentuk program kerja yang terstruktur dengan rapi, se-suai dengan kebutuhan organisasi. Setiap item kegiatan yang terangkum dalam program kerja itu, mestilah dirumuskan dalam bentuk proposal kegiatan.
Prinsip utama dalam membuat proposal adalah ‘Kerjakanlah sebaik yang dapat Anda lakukan. Jangan memulai suatu kegiatan hanya dengan alasan pengumpulan dana, sebab hal demikian bisa membuat Anda gagal dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Untuk itu, ingatlah selalu bahwa Anda dan rekan-rekan sebagai pemimpin haruslah dapat merumuskan proposal yang masuk akal.
Secara umum, proposal kegiatan bagi organisasi non pemerintah dan nirlaba, memang erat kaitannya dengan cara mengumpulkan dana. Proposal yang akurat akan mampu meyakinkan donatur bahwa terdapat masalah yang dapat diselesaikan, dan bahwa organisasi Anda dapat membantuk memecahkan masalah tersebut dengan cara yang efektif dan biaya yang efesien. Lewat proposal itulah Anda dapat meyakinkan para pendana (funding), bahwa organisasi Andalah yang paling tepat untuk melakukan kegiatan yang Anda tawarkan tersebut.
1. Merancang Kegiatan
Sebelum suatu pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan penyu-sunan proposal, rencana kegiatan Anda haruslah terancang dengan baik, sehingga logika untuk membiayai Anda akan sangat jelas dan meyakinkan.
Ada beberapa pertanyaan yang harus diajukan selama proses ini. Perta-nyaan-pertanyaan itu terangkum dalam Daftar Pertanyaan A-X berikut ini:
a. Apakah masalah Anda?
b. Apa yang terpengaruh dengan masalah tersebut?
c. Siapa saja tepatnya yang termasuk dalam kelompok sasaran dan siapa yang bukan?
d. Bagaimana masalah mempengaruhi kelompok sasaran?
e. Siapa saja orang lain yang telah bekerja mengatasi masalah itu?
f. Apakah solusi yang memungkinkan bagi masalah tersebut?
g. Apakah solusi yang memungkinkan bagi masalah tersebut?
h. Tindakan apa yang akan diperlukan, mengapa dan oleh siapa?
i. Apakah Anda adalah kelompok/organisasi yang tepat untuk menga-tasi masalah ini?
j. Mengapa?
k. Apakah tujuan Anda, apa yang ingin Anda capai?
l. Siapa yang akan bertanggungjawab dan untuk apa?
m. Apa sesungguhnya yang Anda inginkan untuk kegiatan ini?
n. Mengapa Anda memilih cara ini untuk mencapai tujuan Anda?
o. Bagaiamana jadwalnya?
p. Mengapa Anda melakukannya sekarang dan bukan nanti?
q. Siapa yang bertanggungjawab secara teknis terhadap kegiatan ini?
r. Apakah ia berpengalaman?
t. Kapan Anda akan mendapatkan hasilnya dan bagaimana cara mem-presentasikannya?
u. Bagaimabna Anda akan menunjukkan hasil tersebut pada funding Anda?
v. Bagaimana cara mengukur atau menilai hasil Anda?
w. Apa yang akan Anda lakukan dengan hasil yang Anda capai?
x. Bagaimana tindak lanjut Anda terhadap pengembangan kegiatan ini?
2. Konsep Paper
Setelah pertanyaan-pertanyaan AX diajukan dan terjawab, lang-kah berikutnya adalah menuliskan konsep paper atau deskripsi singkat tentang kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan jawaba-jawaban pertanyaan AX. Konsep ini bukanlah bagian penting dalam pengum-pulan dana, namun punya banyak keuntungan, di antaranya:
a. Memberikan peluang untuk menuliskan ide Anda dengan cara yang logis, untuk mengatur pemikiran Anda dan mengukur kepentingan kegiatan.
b. Anda dapat menunjukan konsep paper itu pada mitra Anda dan kelompok sasaran Anda. Konsep tersebut adalah hasil dari rapat dan konsultasi Anda. Jika orang lain mempunyai perhatian atau ide lain, mereka dapat memberi masukan bagi Anda sebelum bekerja dengan proposal.
c. Konsep ini dapat dikirimkan kepada donatur (funding) untuk menarik perhatian –dan kalau memungkinan pendanaan—dari mereka. Jika konsep Anda menggambarkan ide-ide yang membuat donatur tertarik, Anda telah membuat suatu hubungan yang baik sebelum proposal Anda ditulis. Donatur mungkin juga punya ide untuk beberapa perubahan.
3. Menulis Proposal
Tidak ada rumus yang tepat untuk menulis proposal. Akan tetapi ada pedoman dasar yang bisa diikuti, yakni :
Apakah organisasi Anda telah mempunyai kegiatan yang sama?
Sudahkah Anda tanyakan pendanaan untuk kegiatan ini?
Sebelum mulai menuliskan proposal, Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa kegiatan itu sejalan dengan misi organisasi Anda dan bahwa Anda memiliki keahlian dan kapasitas untuk melaksanakan kegiatan seperti yang telah Anda nyatakan dalam konsep. Proposal Anda tidak akan pernah didanai jika kegiatan Anda tidak sesuai dengan kapasitas organisasi Anda.
Langkah-langkah berikut perlu Anda cermati ketika Anda mulai menuliskan proposal kegiatan:
a. Tentukan sektor garapan Anda, lalu telitilah kegiatan dan organisasi atau perorangan yang Anda mintai dukungan.
b. Proposal Anda harus menampilkan gagasan, penjelasan logis yang akan meyakinkan donatur bahwa kegiatan Anda itu harus diberikan dana.
c. Hal-hal teknis yang perlu jadi perhatian adalah:
q Proposal Anda perlu memiliki struktur dan logika yang jelas
q Tuliskan dengan jelas apa yang akan Anda lakukan, jangan gunakan kata ‘mungkin’ dan ‘sebaiknya’ terlalu sering. Gunakan pernyataan waktu sekarang dengan kata-kata seperti ‘harus’ dan ‘akan’.
q Pusatkan pada tugas Anda, jangan pindah ke isu-isu lain yang juga akan Anda kerjakan.
q Kirimkan proposal Anda hanya jika Anda telah pasti bahwa Anda telah memenuhi kriteria donatur.
Proposal Anda sebaiknya mencantumkan:
q Assesmen (analisa dan studi kelayakan)
Dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah dengan melihat data statistik, melihat fenomena dalam masyarakat, diskusi dengan pihak-pihak terkait, berdiskusi langsung dengan penerima manfaat, atau metode-metode lainnya yang dapat membantu kita memahami target layanan ataupun gambaran umum tentang tujuan proyek kita.
q Perencanaan Kegiatan
Setelah mendapatkan segala data/informasi yang kita butuhkan, maka kita mulai merancang proyek ini sehingga dapat tujuan akhir dapat dilaksanakan. Dengan assesmen yang baik maka perencanaan yang kita miliki akan semakin matang karena kita juga telah memahami berbagai macam aspek yang mungkin terjadi dalam proyek pelaksaan proyek tersebut. Perencanaan kegiatan ini meliputi kegiatan dari fase awal–menjalin kedekatan hingga fase akhir – mengakhiri kegiatan dengan target person.
q Perkiraan Biaya
Tanpa adanya biaya yang memadai maka akan sulit suatu program terlaksana dengan baik untuk itu perkiraan biaya ini sangat penting untuk juga dipikirkan secara realistis. Namun harus diingat bahwa memadai tidak berarti dana harus berlebih karena dana yang berlebih tanpa mampu kita kelola dengan baik dalam proyek ini juga akan menunjukkan kegagalan kita dalam menjalankan proyek.
q Perencanaan SDM
Seringkali orang melupakan pentingnya SDM dalam pengelolaan proyek, banyak orang berpikir “yang penting ada proyek dulu baru kita cari SDMnya”. Pikiran-pikiran seperti itu dapat membuat kendala dikemudian hari, misalnya saja ternyata kita tidak berhasil mendapatkan orang yang sanggup menjalankan proyek yang kita rancang padahal waktu yang tersedia hanya 3 bulan, lalu bila demikian bagaimana kita bisa mengatakan proyek kita telah berjalan dengan baik?
q Waktu
Adanya batas waktu sangat diperlukan dalam sebuah proyek, tanpa adanya batas waktu akan sulit bagi kita untuk mengukur kemajuan atau keberhasilan proyek kita. Waktu juga berguna untuk memacu kita agar bekerja lebih terstruktur dan terkontrol.
q Pelaksanaan Proyek
Dilakukan sesuai dengan rencana yang telah kita susun sebelumnya dengan selalu berperhatikan juga kaitan antara perencanaan kegiatan, biaya, waktu, dan SDM (berkaitan dengan performa SDM dalam menjalankan kegiatan yang direncanakan).
q Pengawasan (Monitoring)
Walaupun kita telah memiliki perencanaan yang baik, sangatlah penting untuk tetap melakukan pengawasan secara terhadap proyek yang sedang kita laksanakan. Pengawasan ini penting untuk membantu kita mengontrol diantaranya: apakah kegiatan masih berjalan sesuai dengan rencana, apakah kegiatan tetap tepat sasaran, apakah biaya yang tersedia telah terserap sesuai dengan rencana, apakah waktu yang tersedia memang mencukupi ataukah program perlu diperpanjang. Pengawasan ini sangat berpengaruh terhadap keberhasilan proyek, terlebih bagi kita yang terbiasa bekerja dengan komunitas dimana kebutuhan akan sangat mungkin sering berubah, dalam kondisi seperti itu tanpa pengawasan yang baik maka hal yang akan mungkin terjadi adalah kegiatan yang kita lakukan menjadi tidak tepat sasaran atau perencanaan yang telah kita buat menjadi berantakan karena kita hanya melihat kepentingan komunitas namun tidak melakukan penyelarasan antara kebutuhan komunitas dengan rencana serta kapasitas organisasi.
Demikianlah sajian sederhana ini disampaikan, semoga para kader IMM yang mengikuti pelatihan kali ini, bisa menjadi pimpinan organisasi yang handal, mampu menyelesaikan permasalahan organisasi serta merumuskannya dalam proposal-proposal kegiatan yang memungkinkan organisasi ini bisa mencapai tujuannya.
Padang, 6 Juni 2007
MUSRIADI MUSANIF
Phone 0813 63 119119
Email edy_musanif@yahoo.com.sg
Website http://musriadi.multiply.com
Mantan Ketua Umum Pimpinan Cabang IMM Kota Padang Panjang (1991/1993)
Mantan Ketua DPD IMM Provinsi Sumatra (1993/1995)
Kepala Desk Khusus/Wartawan Harian Umum Singgalang, Padang
